Nieuwe dossiers digitaal ontvangen
Doel | wat
U ontvangt bij verhuizing (nagenoeg) al uw dossiers digitaal.
Rationale | waarom
Digitaal ontvangen van nieuwe dossiers bespaart u werk bij het invoeren van de medische gegevens in het HIS, met minder kans op foutieve invoer. U beschikt bovendien onmiddellijk over de gegevens van de nieuwe patiënt.
Stappenplan | hoe
- Voer ANW gegevens van de patiënt in uw HIS in.
- Controleer dat de patient toestemming heeft gegeven aan de vorige huisarts om de medische gegevens te verzenden.
- Controleer in Vecozo zorgverzekeraar en zet patiënt op ION.
- Hierdoor krijgt de vorige huisarts een digitaal bericht dat het dossier via ZFT verzonden kan worden.
- Stuur een email naar de patiënt dat de gegevens zijn opgehaald en verwerkt.
Benodigdheden | wie & waarmee
Om te bepalen welk percentage van de nieuwe dossiers digitaal wordt ontvangen in een huisartsenpraktijk, heb je een aantal middelen, gegevens en stappen nodig. Hier is een overzicht van wat je nodig hebt om deze informatie te verkrijgen:
1. Gegevensverzameling
Nieuwe Dossiers:
Verzamel gegevens over alle nieuwe dossiers die je hebt ontvangen in een bepaalde periode. Dit kan dossiers zijn die betrekking hebben op nieuwe patiënten of nieuwe medische dossiers voor bestaande patiënten.
2. Data-registratiesysteem
HIS (Huisartsen Informatiesysteem):
Zorg ervoor dat je toegang hebt tot je Huisartsen Informatiesysteem (HIS) of een ander elektronisch systeem dat dossiers en communicatie beheert. Dit systeem moet in staat zijn om te registreren of dossiers digitaal zijn ontvangen.
3. Rapportagetools en Analysemiddelen
Rapportagefunctionaliteiten in HIS:
Gebruik de rapportage- en analysemogelijkheden binnen je HIS om gegevens te extraheren over de ontvangen dossiers en hun formaat (digitaal of fysiek).
Spreadsheets en Data-analyse:
Export gegevens uit je HIS naar spreadsheets zoals Excel of gebruik andere data-analysetools om een overzicht te krijgen van de ontvangen dossiers en hun formaten.
4. Categorieën en Classificatie
Classificatie van Dossiers:
Zorg ervoor dat je dossiers goed zijn gecategoriseerd in je systeem, zodat je gemakkelijk kunt bepalen of een dossier digitaal of fysiek is ontvangen. Dit kan inhouden dat je dossiers tagt of labelt op basis van hun ontvangstwijze.
5. Stappenplan voor Analyse
Verzamel Gegevens:
Verzamel alle gegevens over nieuwe dossiers die je in de afgelopen periode hebt ontvangen. Dit omvat zowel digitale als fysieke dossiers.
Categoriseer Dossiers:
Identificeer en categoriseer elk dossier als digitaal of fysiek op basis van de gegevens in je HIS of andere registratiesystemen.
Bereken Percentage:
Bereken het percentage van digitale dossiers door het aantal digitale dossiers te delen door het totaal aantal nieuwe dossiers en dit te vermenigvuldigen met 100. Formule:
Percentage Digitale Dossiers =(Aantal Digitale Dossiers/Totaal Aantal Nieuwe Dossiers) ×100
Percentage Digitale Dossiers=( Totaal Aantal Nieuwe Dossiers /Aantal Digitale Dossiers )×100
Rapporteer Resultaten:
Maak een rapport met je bevindingen, inclusief het percentage digitale dossiers en eventuele trends of opmerkingen.
6. Overleg met Medewerkers
Praktijkmedewerkers:
Praat met je administratieve en medische medewerkers over hoe dossiers worden ontvangen en geregistreerd. Dit kan helpen bij het verifiëren van gegevens en het begrijpen van eventuele afwijkingen in je rapportage.
7. Controle en Verificatie
Dubbele Controle:
Voer een dubbele controle uit om te zorgen dat je gegevens nauwkeurig zijn en correct zijn gecategoriseerd. Dit helpt om fouten in je percentageberekeningen te minimaliseren.
8. Feedback en Verbetering
Feedback:
Verzamel feedback van je team over het proces van dossierontvangst en registratie. Dit kan helpen bij het verbeteren van het systeem voor de toekomst en bij het verhogen van het aantal digitale dossiers.
Door deze stappen te volgen, krijg je een duidelijk overzicht van welk percentage van de nieuwe dossiers digitaal wordt ontvangen in je huisartsenpraktijk. Dit helpt bij het evalueren van je huidige processen en kan bijdragen aan het verbeteren van de efficiëntie en digitalisering van je praktijk.
Achtergrondinformatie
Met de overdracht van het dossier naar de nieuwe huisarts, draagt de oude huisarts ook de wettelijke bewaarplicht van het dossier aan hem over. Voor een zorgvuldige overdracht van die bewaarplicht is het van belang dat de overdracht tussen de oude en de nieuwe huisarts wordt geregeld zonder tussenkomst van de patiënt. Dit kan de oude huisarts doen door het dossier op een beveiligde digitale manier over te dragen. Op dit moment (2020) worden elektronische patiëntendossiers uit een HIS veelal digitaal overgedragen via de toepassing Zorgmail File Transfer (ZFT), ontwikkeld voor de stichting ION. Gelet op het aantal digitale dossieroverdrachten (ongeveer 600.000 keer per jaar) kan ZFT worden beschouwd als de facto standaard. De dossieroverdracht geschiedt veilig, biedt alle functionaliteiten en bevat een notarisfunctie waardoor men weet dat het dossier is verzonden aan en opgehaald door de juiste nieuwe huisarts. De stichting ION, die ZFT aanbiedt, is een stichting van en voor huisartsen.
